高校會務工作標準化管理初探

2019-09-27 17:09:22 現代企業文化·理論版 2019年22期

欒蔓 古燕

中圖分類號:G40-058 文獻標識:A 文章編號:1674-1145(2019)8-101-01

摘 要 高校在各個領域都是可以進行人才培養的一個機構,而且是各個學科進行學術研究的機構。會務活動是學術研討和教學過程當中一個不可或缺的載體,在我們現階段的情況之下,高校的會務接待范疇已經不僅僅局限于高校本身的交流,更多的是一種國際間的大型交流活動。而這些大型交流活動舉辦的場所一般會選擇該領域具有一定知名度的高校作為會議的舉辦地,所以對于主辦方或者承辦方來說,只有能做好會議接待工作才能夠體現整個高校的水平高低,因而,一套完整的會務流程系統對于整個高校會務工作的標準化管理來說就有著很重要的意義。本文以天津大學為例簡要介紹了籌備會議各個階段的工作,并做了相關總結。

關鍵詞 高效 會務工作 標準化管理

天津大學會議接待中心是一所集會議、客房、餐飲、出行為一體的綜合服務場所。作為獨立法人單位,中心下屬5個經營實體,業務橫跨衛津路和北洋園兩個校區。客房由108間增加到136間,其中高端接待套房有5間,餐廳能容納300人同時就餐。今年還將增加茶室、西餐區和貴賓包房,供校領導的高端接待使用。

一、會前籌備階段

(一)會議方案的制定

在設定會議方案的過程中,要明確會議的名稱、會議的時間、會議的地點、會議的主要內容、會議的出席人員、會議的文件材料、會議的宣傳海報、整場會議過程當中的食宿安排等。在制定會議方案過程當中一定要考慮整個方案的可操作性和操作難度,因此我們要堅持復雜程序簡潔表述,簡單問題慎重對待的原則來進行會議方案制定,只有當方案經過審核之后,我們才能夠召集相關單位進行協調會議的召開,并且對于各項工作進行分配。

(二)會議通知的起草與發布

我們在會議方案制定之后,就需要對于相關人員進行會議通知,在通知的過程當中需要告知會議的名稱、主要的承辦單位、會議的主要內容、會議相關人員的報到時間以及相關的注意事項等。通過會議通知才能夠讓參會人員了解會議的信息,為參會人員提供更多的信息渠道。發布會議通知要做好三個方面,首先就是要及時的將通知提前的發布,從而保證參會人員有充足的時間進行會議準備,第二就是準確的發布會議的通知,保證會議信息準確無誤,最后就是要保證通知的文字要條理清楚,言簡意賅。

(三)落實參會人員

我們在會議通知發布下去之后就要進行時間安排,與參會人員進行協商,并且做好登記,協調處理。向領導匯報會議相關的事項,并且要幫助演講稿或者主持稿的起草。接著就是要通知其他的參會人員根據實際的參會情況匯總參會人員名單,適當的調整會議的進行次序以及相關的食宿問題等。

二、會中服務階段

(一)安排會議報到

我們在進行會議前首先需要進行會議報到,這一環節主要是核實所有參會人員的身份,發布會以及相關的證件以及相關的文件材料,參與報到的工作人員要熱情周到。

(二)組織會場服務

因為會場比較大,所以會場內的一些設施需要仔細認真檢查,如果有問題需要及時安排后期人員進行維修,遇到一些特殊狀況應該立即向上層領導匯報,最大程度的減少對于整個會議的影響。提前需要將會議的整個過程交予音響師,從而把握整個會議的節奏,此外還還需要提醒工作人員及時的為參會人員提供茶水。

(三)會議值班與秩序維護

在會議召開的過程當中,會場的秩序是非常重要的,期間可能有一些突發事情的發生,也會有一些臨時性的問題出現。為此要安排專門的人進行會議值班,在進行會議值班的過程當中場內和場外都要有相關的人員專門負責,從而保證好整個會場的秩序。

三、會后總結階段

(一)送站

按照相關的接待要求,師生不得在車站碼頭進行迎送活動,所以主辦方要及時的根據參會人員的行程,安排相關的車輛進行接送。

(二)總結歸檔

我們在會議進行結束之后,需要將所有的會議文件進行整理和總結,將材料進行裝訂,包括錄像錄音等資料,要做好備份,從而確保整個會議的文件可以保留下來。

四、會務工作的意義

不斷完善一站式會議接待服務體系,全方位服務于學校師生,將他們從繁雜的會議準備和服務工作中解脫出來,全身心投入到科研教學工作中,為他們排憂解難;充分借助社會資源,助力學校在老校區以外的環境召開會議的會務服務工作。將無形的會議以跨越時空的方式嫁接到接待中心以外的接待場所;以我們專業的服務和對學校工作的熟悉度逐步代替社會會務公司,完成我們承接的每個會務工作的從籌備到財務報賬的全流程。真正做到與“雙一流”高校相匹配的“一流”會議接待服務。

五、結語

會務接待工作是圍繞整個會議來進行的,接待工作須要全方位的進行安排,所以說我們要在任何一個環節都要考慮仔細,從而避免會議當中出現意外情況。為此我們要確立一個科學的標準化流程,從而全面規范地做好各項準備工作,有序地推進整個會議的進展,減少在會議當中出現的失誤,使會務工作更加科學化、規范化、具體化、高效化。

參考文獻::

[1]岳法家.高校會務工作標準化管理初探[J].人才資源開發,2016(16):108.

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